Ohjeet

Kalustonlainaus

Retkillä ja kokouksissa tarvitaan usein jonkinlaista varustusta. Lippukunnalla on tarvittaessa tarjolla työkaluja ja retkeilyvarusteita lainaan. Alla ohjeet, kuinka toimia halutessasi lainata lippukunnan varusteita. Lippukunnan jäsenellä on oikeus lainata kalustoa maksutta.

Ennen lainaamisprosessia mieti:

  • Mitä haluat lainata ja mihin tarkoitukseen?
  • Milloin ja kuinka pitkäksi aikaa?
  • Tee lista.
  • Ota tämän jälkeen yhteyttä jompaankumpaan kalustovastaavista viimeistään viikkoa ennen, kuin tarvitset varusteita.

Kalustovastaavan kanssa sovitaan yllä mainituista asioista, sekä siitä milloin varusteet käytännössä luovutetaan käyttöösi ja milloin ne tulee palauttaa takaisin lippukunnan varastoon.

*Kun varusteet ovat lainassa, ne ovat lainaajan vastuulla, joten käsittelethän niitä kuin ne olisivat omiasi. Muista myös huolehtia siitä, että ennen palautusta varusteet ja muu kalusto on huollettu. Varusteiden huoltaminen on lainaajan vastuulla.

Kalustovastaavat
Martti Ojala, +358 50 4587095, kalustovastaava@sipoonhukat.fi

Tapahtumaraportointi

Muista raportoida järjestämistäsi lippukuntamme tapahtumista tapahtumavastaavalle (poislukien säännölliset kokoukset). Asia kuuluu osana retkien yms. tapahtumien järjestämiseen ja on tärkeää, jotta lippukuntamme hallinto tietää mitä tapahtuu, missä ja milloin. Retkiavustusta myönnetään lippukunnille retkeilyaktiivisuuden perusteella. Yhdellä ilmoituksella saat hoidettua tiedon kaikille sitä tarvitseville.

Ennen tapahtumaa:
Tee etukäteisilmoitus selvittäen seuraavat seikat: (mieluiten väh. viikkoa ennen)

  • Osallistuvan/osallistuvien ryhmien nimet ja arvio osallistujamäärästä.
  • Tapahtuman järjestämispaikka, sen ajankohta ja siitä vastuussa oleva johtaja.
  • Muut huomioitavat asiat

Ilmoitus kannattaa hoitaa sähköpostitse tai tekstiviestillä. Näin se jää varmasti talteen.

Tapahtuman jälkeen:
Hanki käsiisi lippukunnan tapahtumaraporttikaavake. Sen saat täältä tai kolon johtajahuoneen kirjahyllystä.
-> Täytä harkintasi mukaan kaikki kohdat ja palauta johtajahuoneen tapahtumavastaavan laatikkoon.

Firma ja tapahtumavastaava kiittävät!
Lotta Hänninen, +358 45 1570221, tapahtumavastaava@sipoonhukat.fi

 

Kulukorvausten hakeminen

Haluan käyttää rahoja, miten toimin?

Usein tulee eteen tilanne, että oman ryhmän toiminnan tai tapahtuman järjestämisessä pitää tehdä joitain tarvikehankintoja. Silloin on tarpeen kääntyä lippukunnan varojen puoleen – kenenkään ei tarvitse kuluttaa omia senttejään vaikkapa oman ryhmän suoritusmerkkien hankintaan. Omista hankinnoistaan saa omat rahansa ainakin osittain pois täyttämällä kulukorvauslomakkeen ja toimittamalla sen kuitteineen sihteerille. Lämpöpaperikuiteista kannattaa ottaa valokopiot, etteivät ne haalistu. Sihteeri esittelee kulukorvaushakemukset hallitukselle, joka päättää tapauskohtaisesti kulujen korvaamisesta. Suurempien maksujen osalta kannattaa hankinnoista keskustella etukäteen hallituksen kanssa. Lähtökohtaisesti ryhmien toimintaan on varattu ja budjetoitu rahaa. Lisätiedot näistä voit tarkastaa talousarviosta tai kysyä sihteeriltä. Kaikki rahaliikenne ja kulukorvaukset käsitellään hallituksessa.

 

Kulukorvauslomakkeen saat sivulta tiedostot.

Kulukorvauksia myönnetään vain virallisella lippukunnan omalla kulukorvauslomakkeella kuitteja vastaan.

Kilometrikorvaukset

– Lippukunnan kalustoa kuljetettaessa ja hankittaessa, sekä tapahtumien huoltoajoja suoritettaessa korvataan kilometrikorvauksia 17snt/km tai julkisten liikennevälineiden matkalipun hinta

– Kilometrikorvaukset lasketaan kunkin tapahtuman budjettiin, eikä niitä käsitellä erillisinä kuluina, käsitellään tapauskohtaisesti.

 

Säännöt

1 § Nimi, kotipaikka ja kieli

Partiolippukunta Sipoon Hukat, jota näissä säännöissä sanotaan lippukunnaksi, on nimenä yhdistyksellä, jonka kotipaikka on Sipoon kunta ja jonka kielenä on suomi.

2 § Tarkoitus ja toiminnan laatu

Lippukunnan tarkoituksena on toiminta-alueensa lasten ja nuorten myönteistä kokonaiskehitystä. Se pyrkii kasvattamaan terveitä, sosiaalisen vastuunsa tuntevia yksilöitä. Tähän sisältyy myös yksilöiden valmiuksien kehittäminen siten, että he pystyvät luovasti toimimaan yhteiskunnassa.

Lippukunta pyrkii toteuttamaan tarkoitustaan partiokasvatuksen muodoin, joihin kuuluvat kansainvälinen, kulttuuri-, raittius- uskonnollinen ja yhteiskunnallinen kasvatus ja jota toteutetaan johtajakoulutuksen, kokousten, kurssien, leirien ja retkien avulla.

Lippukunnan harjoittamassa uskonnollisessa kasvatuksessa noudatetaan evankelisluterilaisen kirkon tunnustusta ja muuta uskontoa tunnustaville partiolaisille varataan tilaisuus saada oman tunnustuksensa mukaista kasvatusta. Lippukunta on puoluepoliittisesti sitoutumaton. Lippukunta voi harjoittaa julkaisutoimintaa.

3 § Jäsenet

Lippukunnan jäseneksi voidaan huoltajan suostumuksella hyväksyä jokainen 6 vuotta täyttänyt, joka haluaa osallistua lippukunnan toimintaan. Lippukunnan varsinaisia eli A-jäseniä ovat kaikki 15 vuotta täyttäneet lippukunnan jäsenet. Lippukunnan muut jäsenet ovat B-jäseniä. Kannatusjäseneksi eli C jäseneksi voivat liittyä yksityiset henkilöt ja oikeuskelpoiset yhteisöt jotka haluvat tukea lippukunnan toimintaa. Kaikki jäsenet hyväksyy hallitus. Lippukunnan kokouksissa on kaikilla jäsenillä puheoikeus, mutta ainoastaan varsinaisilla jäsenillä on äänioikeus. Yhdistyksen hallitus voi katsoa jäsenen eronneeksi, jos jäsen on jättänyt jäsenmaksunsa yhden vuoden ajan maksamatta.

4 § Jäsenmaksut

Lippukunnan A ja B jäsenet suorittavat lippukunnan varsinaisen kokouksen vahvistaman jäsenmaksun, joka voi olla erisuuruinen A ja B jäsenille. Kokous vahvistaa myös C-jäsenten maksettavan kannatusmaksun. Lippukunta voi valtuuttaa Suomen Partiolaiset – Finlands Scouter ry:n keräämään lippukunnan varsinaisen kokouksen vahvistaman jäsenmaksun.

5 § Hallinto

Lippukunnan hallituksen valitsee lippukunnan syyskokous (vaalikokous). Hallitukseen kuuluu puheenjohtajan, jota kutsutaan lippukunnanjohtajaksi, lisäksi vähintään kaksi ja enintään viisi muuta varsinaista jäsentä sekä kaksi varajäsentä. Lippukunnanjohtaja ja muut hallituksen jäsenet ja varajäsenet valitaan vuodeksi kerrallaan. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan, jota kutsutaan lippukunnan varajohtajaksi, vuodeksi kerrallaan sekä keskuudestaan tai ulkopuolisista sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt/virkailijat. Hallitus on päätösvaltainen, mikäli vähintään puolet sen jäsenistä on läsnä puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna. Milloin varsinainen jäsen on estynyt saapumasta kokoukseen, osallistuu hänen sijaisena ja kutsumana halituksen varajäsen kokoukseen.

6 § Taustayhteisö ja vanhempainneuvosto

Lippukunnan taustayhteisönä on Sipoon suomalainen seurakunta. Taustayhteisö, joka ei ole lippukunnan elin, tukee lippukunnan toimintaa yhdessä sen kanssa ja lippukunta puolestaan pyrkii toiminnassaan noudattamaan taustayhteisön periaatteita näiden sääntöjen 2 §:n asettamissa puitteissa.

Lippukunnan vanhempainneuvosto muodostuu jäsenien vanhemmista ja sen tarkoituksena on pyrkiä tukemaan lippukuntaa yhteistoiminnassa sen kanssa. Vanhempainneuvosto ei ole lippukunnan elin.

7 § Lippukunnanjohtajan tehtävät

Lippukunnanjohtajan tehtävänä on yhdessä hallituksen kanssa:

1) johtaa lippukunnan toimintaa lippukunnan hallituksen ja kokousten päätösten sekä sääntöjen ja partiotoiminnasta annettujen yleisten määräysten ja ohjeiden mukaisesti.
2) kutsua hallitus koolle ja johtaa asioiden käsittelyä sen kokouksissa.
3) pitää yhteyttä lippukunnan jäsenten vanhempiin.

8 § Hallituksen tehtävät

Hallituksen tehtävänä on:
1) edustaa lippukuntaa.
2) suunnitella, johtaa ja valvoa lippukunnan toimintaa lippukunnan kokousten, sääntöjen ja lain antamien ohjeiden mukaisesti sekä vastata lippukunnan talouden ja omaisuuden hoidosta.
3) pitää jäsenluetteloa ja ratkaista jäseneksi liittymiskysymykset sekä päättää jäsenyyden eronneeksi katsomisesta näiden sääntöjen 3 §:ssä tarkoitetuissa tapauksissa.
4) huolehtia lippukunnan kokousten koollekutsumisesta.
5) valmistella toimintasuunnitelma, talousarvio sekä muut lippukunnan kokoukselle esitettävät asiat.
6) toimeenpanna lippukunnan kokousten päätökset.

9 § Nimen merkitseminen

Lippukunnan nimen merkitsee joko lippukunnanjohtaja tai lippukunnan varajohtaja yhdessä hallituksen määräämän toimihenkilön kanssa.

10 § Toiminta- ja tilikausi

Lippukunnan toiminta- ja tilikautena on kalenterivuosi.

11 § Lippukunnan varsinaiset kokoukset

Lippukunnan helmi-maaliskuussa pidettävän kevätkokouksen tehtävänä on:
1) päättää lippukunnan toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä niiden ja tilintarkastajien lausunnon perusteella tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle

2) vahvistaa jäsenmaksut sekä kannatusmaksu seuraavalle toimintakaudelle; sekä

3) käsitellä muut mahdolliset asiat.

Lippukunnan loka-marraskuussa pidettävän syyskokouksen tehtävänä on:
1) vahvistaa toimintasuunnitelma ja talousarvio seuraavalle toimintakaudelle;
2) toimittaa lippukunnanjohtajan vaali seuraavalle toimintakaudelle;
3) vahvistaa hallituksen jäsenten lukumäärä seuraavalle toimintakaudelle;
4) toimittaa hallituksen varsinaisten ja varajäsenten vaali seuraavalle toimintakaudelle;
5) valita kaksi tilintarkastajaa ja heidän varahenkilönsä tarkastamaan lippukunnan seuraavan toimintakauden tilejä ja hallintoa;
6) valita lippukunnan edustajat piirin seuraaviin kokouksiin; sekä
7) käsitellä muut mahdolliset asiat.

12 § Ylimääräiset kokoukset

Lippukunnan ylimääräinen kokous on kutsuttava koolle, mikäli vähintään yksi kymmenesosa (1/10) lippukunnan varsinaisista jäsenistä sitä hallitukselta kirjallisesti ilmoittamaansa asiaa varten pyytää tai mikäli hallitus pitää sitä aiheellisena.

13 § Kokouskutsut

Lippukunnan kokouksen kutsu on vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta asetettava nähtäväksi lippukunnan ilmoitustaululle tai lähetettävä kirjallisesti jäsenille.

14 § Ohjesäännöt

Lippukunnanjohtajan, hallituksen ja lippukunnan virkailijoiden tehtävien ja toiminnan tarkempaa sääntelyä varten voi lippukunnan kokous tarvittaessa vahvistaa ohjesääntöjä.

15 § Sääntöjen muuttaminen

Näitä sääntöjä voidaan muuttaa lippukunnan kokouksessa, jos muutoksesta on kokouskutsussa mainittu ja jos muutosta kannattaa vähintään 3/4 annetuista äänistä.

16 § Lippukunnan purkaminen

Päätös lippukunnan purkamisesta on tehtävä kahdessa vähintään kuukauden väliajoin pidetyssä lippukunnan kokouksessa vähintään 3/4 äänten enemmistöllä annetuista äänistä. Lippukunnan purkautuessa luovutetaan sen varat lippukunnan päämäärien mukaiseen toimintaa jälkimmäisen purkamisesta päättäneen kokouksen päätöksen mukaisesti.